Archivage physique
Sécurisez, organisez et valorisez vos documents papier avec des solutions d’archivage adaptées aux entreprises et administrations.
Qu’est-ce que l’archivage physique ?
L’archivage physique désigne l’ensemble des opérations permettant de collecter, classer, conserver et gérer vos documents papier de manière organisée et sécurisée. Que vous soyez une entreprise, une administration, une université ou un organisme public au Sénégal, vos documents physiques constituent un patrimoine précieux qu’il convient de protéger et de valoriser.
Un système d’archivage physique bien structuré garantit l’intégrité de vos documents tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à leur destruction où leur conservation définitive.
Pourquoi mettre en place un archivage physique professionnel ?
La gestion de vos documents physiques ne s’improvise pas. Voici pourquoi confier votre archivage à un professionnel est une décision stratégique :
- Sécurité et confidentialité.
- Conformité légale.
- Protection contre les risques.
- Gain de temps et d’efficacité.
Les étapes d’un archivage physique réussi
La mise en place d’un archivage physique professionnel suit un processus précis et méthodique :
1. L’inventaire et l’audit documentaire
Recensement de l’ensemble de vos documents existants, identification de leur nature, de leur date et de leur durée légale de conservation.
2. Le tri et la classification
Organisation des documents selon un plan de classement adapté à votre activité, avec attribution de références uniques pour chaque dossier.
3. Le conditionnement
Mise en boîtes ou en chemises archivistiques adaptées, étiquetées et numérotées pour faciliter la traçabilité.
4. Le stockage sécurisé
Placement des documents dans un espace dédié, aux conditions de conservation optimales (contrôle de l’humidité, protection contre la lumière et la chaleur).
5. La gestion des entrées et sorties
Suivi rigoureux de chaque document consulté ou retiré, avec enregistrement informatique pour une traçabilité totale.
6. La destruction sécurisée
Élimination confidentielle des documents arrivés en fin de durée légale de conservation, avec remise d’un certificat de destruction.
Les conditions d’une bonne conservation physique des documents
Pour préserver la qualité de vos archives papier dans le temps, plusieurs conditions doivent être réunies :
- Température ambiante constante entre 16°C et 20°C : pour avoir toujours la même température en hiver et en été, il est obligatoire de disposer d’un système de climatisation et d’un système de chauffage ;
- Taux d’humidité à 55 % maximum pour une meilleure préservation des archives ;
- Système de protection des documents archivés : vidéo surveillance, alarme incendie, etc.) ;
- Mise en place de stores pour les locaux qui disposent de fenêtres : pour mieux conserver les papiers dans un entrepôt, l’exposition à la lumière est à éviter ;
- Éclairage artificiel avec luminaire de 150 lux maximum à installer au plafond des allées. Ces lumières ne doivent surtout pas être posées au-dessus des étagères où les archives sont stockées ;
- Système de ventilation pour un renouvellement de l’air régulier et efficace ;
- Mettre en place de grandes étagères robustes pour un excellent entreposage des archives ;
La taille de l’entrepôt doit être suffisamment grande pour accueillir tous les documents à stocker. Il est vrai qu’au bout de quelques années, les documents papier et les documents électroniques sont détruits. Cependant, des nouveaux y sont stockés constamment et régulièrement pendant toute l’année. De ce fait, le local ne doit pas être trop étroit pour entreposer les documents correctement. Un espace de stockage des documents trop petit peut compromettre la bonne gestion des archives. Une entreprise qui dispose d’un local dont la taille n’est pas suffisante peut toujours envisager un déménagement des archives. Toutefois, cela consiste en une opération longue et chronophage qui peut être évitée en prévoyant un entrepôt suffisamment spacieux pour le stockage de ses archives. La meilleure solution est de passer par un archiviste qui possède un grand local.
Pourquoi faire appel à un professionnel de l’archivage pour le stockage des documents ?
Faire appel à un professionnel de l’archivage pour le stockage des documents apporte de nombreux avantages. Cet expert est en mesure de gérer toute opération d’archivage et est en possession d’infrastructures physiques correspondant aux besoins des entreprises. Cela donne la possibilité aux sociétés de ne pas sacrifier ou construire un espace pour stocker leurs documents papier. En faisant appel à ce type de spécialiste, celles-ci n’ont pas besoin d’avoir un local d’archive en interne. Étant donné la complexité de gestion, les coûts et les normes à respecter, passer par un professionnel évite à l’entreprise de gérer cet espace concernant la sécurité, l’humidité et la température pour que ses archives soient au mieux conservées. De même, cela lui évite de chercher un local ou de déménager ses archives si celui-ci dispose d’une taille insuffisante, ce qui lui fait gagner du temps. Enfin, solliciter les services d’un archiveur diminue le montant de la facture de climatisation et de chauffage de l’entreprise.
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